Asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Lyhytterapeutti Joona Rontu

puhelin: 040 665 6839

sähköposti: info@lyhytterapeuttijoonarontu.com

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on palvella asiakkaan lyhytterapeuttisten keskustelujen suunnittelua ja toteutusta sekä edistää terapiaprosessien jatkuvuutta. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei nauhoiteta tai referoida ajanvarausjärjestelmän kirjauksiin yksityiskohtaisesti. Ajan varaamalla ja palvelua käyttämällä asiakas suostuu henkilötietojen käsittelyyn tämän selosteen mukaisesti.

Henkilötietoja säilytetään Ukko Pro -kirjanpito- ja laskutusjärjestelmän sekä Vello.fi:n salasanasuojatuissa verkkopalveluissa. Molemmat palveluntarjoajat ovat sitoutuneet EU:n 1.1.2019 voimaan tulleen tietosuoja-asetuksen noudattamiseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Lakisääteinen velvoite:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

• Tietosuojalaki (5.12.2018/1050)

4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tarvittaessa kotiosoite ja -paikkakunta sekä asiakkaan vapaasti toimittamia muita terapian toteuttamiseksi oleellisia lisätietoja. Rekisteriin tallennetaan tarvittaessa myös asiakkaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot.

Tietoja säilytetään asiakkuuden päättymiseen saakka.

5. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

• Vello.fi:n ajanvaraus- ja asiakasrekisterijärjestelmä

• UKKO Pro -kirjanpito- ja laskutusjärjestelmä

Lyhytterapeutti Joona Rontun käyttämä ajanvarausjärjestelmä on Vello.fi-palvelusta upotettu sisältö. Ajanvaraussivustolta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että asiakas itse kävisi Vello.fi:n verkkosivulla.

6. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Pääsääntöisesti tietolähteenä toimii palvelua käyttävä asiakas itse. Asiakas voi itse luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen hankintaan esimerkiksi lähiomaiselta.

Terapeutti sitoutuu pitämään asiakkaalta kuulemansa asiat luottamuksellisina. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös terapiaprosessin loputtua. Asiakkaan tilannetta ja terapiaprosessin etenemistä voidaan asiakkaan luvalla käsitellä terapeutin omassa työnohjauksessa niin, ettei asiakas ole tunnistettavissa.

7. Henkilötietojen luovuttaminen

Palvelun asiakkaita koskevat henkilötiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan erillistä suostumusta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Palvelun käytön yhteydessä asiakasrekisteriin rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain mukaan rekisterinpitäjän velvollisuus on oma-aloitteisesti sekä myös rekisteröidyn pyynnöstä korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista asiakas- ja ajanvarausrekistereistä, mikä tarkoittaa palvelun käytön lopettamista. Ajanvarausta ei voida tehdä ilman asiakkaan rekisterinpitäjän käyttöön luovuttamia henkilötietoja.